Asiakasrekisterin tietosuojaseloste; Forever Online

Forever on osa Pihlajalinna-konsernia.

1. Yksityisyyden suojaaminen

Forever pitää kaikkien sen asiakkaiden yksityisyyttä erittäin tärkeänä. Forever sitoutuu suojaamaan asiakkaan yksityisyyttä Foreverin palveluiden käyttäjänä ja noudattamaan henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä. Forever käsittelee keräämiään asiakasta koskevia henkilötietoja tietosuojaselosteessa kuvattujen ehtojen mukaisesti.

2. Rekisterinpitoa koskevat yleiset tiedot

Henkilörekisterin nimi on Forever Online asiakasrekisteri (“ Online asiakasrekisteri”).

Rekisterinpitäjä:
Forever Helsinki Oy, Vetokuja 1 E , 01610 Vantaa, Y-tunnus 1965618-1

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Forever käsittelee asiakkaan henkilötietoja asiakassuhteeseen perustuvan Foreverin oikeutetun edun, asiakkaan ja Foreverin välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi sekä asiakkaan antaman suostumuksen perusteella. Asiakasrekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

• asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitaminen, toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta
• nykyisten ja tulevien palveluiden ja/tai tuotteiden toteutuksen ja ylläpidon mahdollistaminen ja edelleen kehittäminen;
• markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen;

4. Rekisterin tietosisältö ja tietolähteet

Asiakasrekisteri voi pitää sisällään seuraavia henkilötietoja:

• asiakkaan yhteystiedot (muun muassa nimi, sähköpostiosoite, katuosoite, postinumero ja -toimipaikka);
• yksilöintitiedot (muun muassa syntymävuosi ja sukupuoli);
• asiakkuuden hoitamiseksi tarpeelliset tiedot (muun muassa tieto asiakkaan suosimasta yhteydenpitotavasta, asiointikieli, äidinkieli)

Asiakasrekisterin tiedot ovat ensisijaisesti asiakkaan Foreverille antamia tietoja.

Forever kerää henkilötietoja suoraan asiakkaaltaan seuraavissa yhteyksissä:

• asiakkaan tilatessa ja käyttäessä Foreverin palveluita;
• asiakkaan vastatessa Foreverin asiakaskyselyihin ja antaessa Foreverille palautetta tai ollessa muutoin Foreveriin yhteydessä; sekä
• asiakkaan osallistuessa Foreverin järjestämiin kilpailuihin ja arvontoihin.

5. Rekisterin suojaaminen ja tietojen käsittelyn periaatteet

Forever suojaa Asiakasrekisterin sisältämien henkilötietojen käsittelyä asianmukaisin teknisin ja organisatorisin suojatoimin, kuten käyttöoikeusrajoituksin ja salasanoin. Asiakasrekisterin tietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo myös salassapitovelvollisuus.

Digitaalisissa etäpalveluissa Forever suojaa valmennus- ja asiakaskohtaamiset (puhelut tai videotapaamiset) Microsoft Teams-sovelluksella, joka määritetään tietoturvalliseksi yhteydeksi. Tietosuojasyistä Forever ei käytä, toimita tai tallenna mitään henkilötietoja tai potilastietoja MS Teams-sovelluksen välityksellä. Yhtiö toimittaa henkilö- ja potilastiedot aina salattuna sähköpostina.

6. Tietojen luovutukset ja siirrot

Forever voi luovuttaa asiakkaan henkilötietoja kolmansille osapuolille vain niissä tilanteissa, jotka on kuvattu tässä tietosuojaselosteessa. Forever voi siirtää henkilötietoja Pihlajalinna-konserniin kuuluville yhtiöille sekä palveluntarjoajille ja alihankkijoille, jotka käsittelevät henkilötietoja Pihlajalinnan toimeksiannosta.

Asiakkaan antaman suostumuksen nojalla Forever voi luovuttaa asiakkaan henkilötietoja huolellisesti valitsemillemme ulkopuolisille yhteistyötahoille.

Yhtiöt, jotka pääsevät käsittelemään asiakkaan henkilötietoja luovutuksen jälkeen, saattavat yhdistää Foreverilta saamansa tiedot niillä jo ennestään oleviin muihin tietoihin asiakkaasta. Forever pyrkii ensisijaisesti luovuttamaan tietoa muodossa, josta yksittäiset henkilöt eivät ole tunnistettavissa.

Edellä esitetyn lisäksi asiakkaan henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille myös ilman henkilön antamaa suostumusta, mikäli laki tai viranomaismääräys velvoittaa luovuttamaan tietoja.

Asiakkaan henkilötietoja ei luovuteta tai siirretä Euroopan unionin (“EU”) tai Euroopan talousalueen (“ETA”) ulkopuolelle ilman laissa olevaa perustetta.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Asiakkaalla on oikeus tarkistaa Asiakasrekisteriin tallennetut itseään koskevat henkilötiedot sekä oikeus pyytää virheellisten tietojen oikaisua. Asiakkaalla on myös tietyissä tilanteissa oikeus poistaa häntä koskevat henkilötiedot rekisteristä sekä pyytää niiden siirtämistä toiselle yritykselle. Asiakkaalla on lisäksi tietyissä tilanteissa oikeus pyytää tietojen käsittelyn rajaamista sekä kieltää tietojensa käsitteleminen.

Forever ja sen kulloisetkin yhteistyökumppanit voivat osoittaa asiakkaalle sähköistä suoramarkkinointia, mikäli asiakas on antanut siihen suostumuksensa. Asiakkaalla on kuitenkin milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus ja kieltää sähköinen suoramarkkinointi, mukaan lukien profilointi silloin, kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin.

Mikäli asiakkaalla on kysyttävää henkilötietojensa käsittelystä, tästä tietosuojaselosteesta tai asiakas haluaa käyttää oikeuksiaan rekisteröitynä, asiakas voi ottaa yhteyttä selosteen alussa listattuihin rekisterinpitäjän yhteyshenkilöihin.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Asiakasrekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään vain niin kauan kuin tietoja voidaan pitää tarpeellisina niiden tässä tietosuojaselosteessa kuvatun käyttötarkoituksen kannalta. Forever määrittelee tietojen poistoajat ja poistamiskäytännöt sekä huolehtii vanhentuneiden ja tarpeettomien tietojen poistamisesta.

9. Muut ehdot

Forever pyrkii aina ratkaisemaan mahdollisen erimielisyyden suoraan asiakkaansa kanssa. Asiakkaalla on kuitenkin oikeus saattaa henkilötietojensa käsittelyä koskeva erimielisyys myös tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi.